Você já parou para pensar em quantas empresas dependem de terceiros para manter suas operações funcionando? Seja para serviços operacionais, consultorias ou fornecimento de produtos, a presença de terceiros é quase inevitável. Mas, junto com os benefícios dessa prática, surgem também uma série de riscos contratuais que, se não forem bem gerenciados, podem afetar a operação, o financeiro e até a reputação de uma empresa. E acredite: um simples descuido pode gerar consequências sérias. O que são riscos contratuais na gestão de terceiros? Antes de mais nada, é importante entender o que estamos chamando de riscos contratuais. Eles dizem respeito a possíveis falhas no cumprimento de acordos firmados entre uma empresa e seus terceiros. Isso inclui desde o descumprimento de cláusulas específicas até situações mais delicadas, como passivos trabalhistas e problemas fiscais. Imagine um contrato de prestação de serviços. Se a empresa contratada não cumpre as obrigações legais com seus funcionários, como o pagamento de encargos ou o registro em carteira, a empresa contratante pode ser responsabilizada. Parece injusto? Talvez. Mas é a realidade jurídica de muitas situações. LEIA MAIS: Avaliar só a documentação do fornecedor é suficiente para mitigar riscos? Exemplos práticos de riscos contratuais Fornecedor que atrasa as entregas: Suponha que uma empresa contrate um fornecedor para entregar matéria-prima essencial para a produção de seus produtos. Se esse fornecedor não cumprir os prazos de entrega, isso pode afetar toda a linha de produção, levando a atrasos na entrega final ao cliente, causando insatisfação e perda de confiança. A empresa contratante pode até ser obrigada a pagar multas contratuais ou, no pior cenário, enfrentar rescisões contratuais e perda de clientes. Prestadora de serviços de limpeza que não cumpre as obrigações trabalhistas: Empresas frequentemente contratam prestadoras de serviços de limpeza para manter suas instalações. Se essa empresa não pagar corretamente seus funcionários ou deixar de cumprir com as obrigações trabalhistas (como o registro adequado em carteira, o pagamento de encargos sociais e salários), o contratante pode ser responsabilizado, mesmo que não tenha tido envolvimento direto nas falhas. Consultoria que compartilha dados confidenciais: O compartilhamento indevido de informações confidenciais por parte de uma consultoria contratada pode ter repercussões graves. Caso o contrato tenha cláusulas de sigilo e compliance, e o terceiro viole essas cláusulas, a empresa contratante pode sofrer danos irreparáveis à sua reputação, além de enfrentar processos legais e perder certificações importantes, como ISO ou outras regulamentações de conformidade. SAIBA MAIS: Como identificar fraudes nos documento de fornecedores? Principais riscos contratuais na gestão de terceiros e fornecedores A lista de possíveis riscos é extensa, mas alguns se destacam por sua frequência e impacto. Riscos trabalhistas: esse talvez seja um dos riscos mais temidos. Afinal, a legislação brasileira permite que a empresa contratante seja responsabilizada de forma solidária ou subsidiária caso a empresa terceirizada não cumpra com suas obrigações legais. Isso significa que, em uma ação judicial, você pode ser chamado a arcar com custos trabalhistas de um funcionário que nem faz parte do seu quadro. Riscos fiscais: outro ponto crítico é o cumprimento de obrigações tributárias. Falta de retenção de tributos, erros em notas fiscais ou ausência de documentos obrigatórios podem não só gerar multas, como comprometer a regularidade fiscal da empresa. Riscos de compliance: vivemos em uma era em que ética, integridade e conformidade legal são pilares fundamentais para qualquer negócio. Terceiros que não seguem políticas internas, leis anticorrupção ou normas ambientais podem colocar toda a operação em risco. Em muitos casos, a empresa contratante também pode ser responsabilizada pelas falhas do parceiro. Riscos operacionais: nem sempre o problema é jurídico ou fiscal. Às vezes, o maior desafio está em garantir que os serviços sejam entregues com qualidade, dentro dos prazos e conforme o contrato. Um fornecedor que não cumpre o acordo de nível de serviço (SLA) pode impactar diretamente a experiência do seu cliente. Quais os impactos dos riscos contratuais? Você pode estar se perguntando: “Mas o que isso realmente causa na prática? ” A resposta é simples: prejuízos reais e, muitas vezes, difíceis de reverter. Financeiros: os impactos podem incluir multas, indenizações, retrabalho e atrasos em projetos estratégicos. Reputacionais: um erro de um fornecedor pode ser o suficiente para sua marca ganhar visibilidade negativa, mesmo que você não tenha tido participação direta no problema. Comerciais: na confiança do mercado, falhas recorrentes com terceiros podem abalar a credibilidade da empresa diante de clientes, parceiros e investidores. Será que vale a pena correr esses riscos? Como mitigar riscos contratuais na gestão de terceiros? A boa notícia é que existem formas eficientes de reduzir os riscos contratuais. O segredo está na prevenção e no acompanhamento contínuo. Clareza contratual: O primeiro passo é ter contratos bem elaborados, com cláusulas claras sobre responsabilidades, prazos, entregas, penalidades e compliance. Contratos genéricos ou mal redigidos são verdadeiras armadilhas. Pergunte-se: “Se houver um problema, o contrato deixa claro de quem é a responsabilidade?” LEIA MAIS: Homologação de fornecedores, como mitigar riscos? Auditorias regulares: Auditar contratos e documentos com frequência ajuda a identificar falhas antes que se tornem problemas. Verificar certidões, registros e obrigações trabalhistas deve fazer parte da rotina. Monitoramento contínuo: Hoje, a tecnologia é uma grande aliada. Existem ferramentas que permitem acompanhar o desempenho dos terceiros em tempo real, além de alertar sobre vencimentos de documentos, atrasos em entregas e desvios de padrão. Capacitação dos terceiros: Nem sempre o problema é má-fé. Muitas vezes, os terceiros simplesmente não sabem exatamente o que se espera deles. Por isso, é essencial que estejam bem treinados e alinhados com as expectativas, normas e cultura da empresa. Desafios: Mitigar riscos não é tarefa simples. Alguns desafios ainda são comuns: Múltiplos contratos ao mesmo tempo, cada um com regras e prazos diferentes. Resistência por parte dos terceiros, que às vezes veem as exigências como burocracia desnecessária. Lacunas na fiscalização, por falta de equipe ou ferramentas adequadas. Como a Bernhoeft pode te ajudar? Na correria do dia a dia, é fácil enxergar os terceiros apenas como simples prestadores de serviços. Mas, na prática, eles funcionam como uma extensão da sua empresa. E, muitas vezes, os erros deles acabam se tornando seus também. Então, é exatamente nesse ponto que a Bernhoeft pode contribuir com segurança e eficiência. Com ampla experiência em auditorias, conformidade legal e gestão de terceiros, a empresa apoia organizações na identificação e prevenção de riscos, oferecendo serviços como análise de contratos, auditorias, monitoramento de indicadores e suporte técnico especializado. Tudo isso por meio de soluções integradas que aumentam a visibilidade, fortalecem a governança e tornam a gestão de terceiros mais segura e estratégica. Afinal, sua empresa está pronta para prevenir ou vai esperar o risco bater à porta? Autora: Vanessa Lima | Assistente de Gestão de Terceiros na Bernhoeft
SAIBA MAISAuditoria de Folha de Pagamento
A auditoria de folha de pagamento é fundamental para auxiliar as empresas a atenderem à legislação trabalhista e previdenciária, evitando possíveis problemas financeiros e legais. Bem como a recuperar valores pagos indevidamente a maior, evitar novos erros e contingências ou prejuízos financeiros com multas trabalhistas, fiscais e previdenciárias. Especialmente para aquelas com muitos funcionários e equipes de diferentes categorias profissionais.
Trabalhamos na revisão completa da folha de pagamento, realizando uma análise detalhada da documentação suporte. Além disso, verificamos se os cálculos e procedimentos adotados na elaboração da folha de pagamento estão em conformidade com a legislação e seus respectivos eventos refletidos corretamente no eSocial.
Principais Atividades
- Análise documental
- Revisão de cálculos
- Confrontação de dados
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- Recomendações e orientações
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