O GED na gestão de terceiros e o fim da documentação em papel

A função do GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) é reduzir e até exterminar as folhas de documentos em papel. Mas como ele permite essa economia e a possível extinção disso?

O GED é um sistema que visa organizar, administrar e manter documentos, gerenciar a informação de maneira eficiente e recuperar informações de documentos. A tecnologia permite que se automatize tarefas manuais com mais agilidade e menos erros, eliminando custos desnecessários à gestão de informações em geral.

Documentos que não podem ser gerados online e precisam de assinatura, como contratos, são digitalizados e importados para o sistema. A depender da estratégia da empresa, é possível eliminar o papel, digitalizar toda a documentação e armazenar tudo nas nuvens.

O GED na Gestão de Terceiros

O software tem se mostrado fundamental na gestão de riscos de terceiros, quando os documentos são recebidos digitalizados e organizados por projeto, contrato, fornecedor, competência, tipo de documento e funcionário. Se uma empresa grande precisar armazenar toda essa documentação em arquivos de papel, a possibilidade de desordem é grande. E é isso o que o GED visa organizar e controlar.

Implantação do Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Para implantar um software de GED é necessário que haja conhecimento sobre gestão de documentos, para que se possa escolher o sistema mais adequado, e a realização de planejamento antes da implantação de acordo com a estrutura de cada empresa.

A ausência de uma gestão de documentos ou a ineficiência da mesma acarreta em uma série de fatores como:

• Perda de documentos;
• Documentos duplicados;
• Arquivamento de documentos errados;
• Indexação inadequada;
• Aumento de custo de gestão e armazenagem;
• Risco de perda/destruição dos documentos;
• Arquivamento desnecessário por longos períodos.

Indica-se o uso do GED em casos como:

• Utilização dos documentos por mais de uma pessoa ao mesmo tempo;
• Muitas buscas na documentação;
• Necessidade de eficácia na localização;
• Necessidade em melhorar a legibilidade da documentação devido a danos;
• Compromisso em manter a documentação do cliente intacta;
• Documentos imprescindíveis na geração de receita que esteja em tempo crítico de localização;
• Requerimento de rápida localização de documentos por segurança.

Os benefícios do Gerenciamento Eletrônico de Documentos para as empresas são:

• Melhorar o espaço físico, pois tudo é feito eletronicamente;
• Disponibilidade da documentação para mais de um usuário simultaneamente;
• Facilidade nas buscas de documentos, pois todos estão em um único lugar;
• Melhorar a legibilidade de documentos danificados ou envelhecidos;
• Aperfeiçoamento da gestão de documentos por meio de um software de workflow;
• Manutenção automática dos arquivos;
• Diversos conjuntos de documentos em uma só interface.

Portanto o GED na gestão de terceiros vem para substituir as papeladas que causam tanta desorganização nas companhias com contratações terceirizadas e facilitar no resgate dos documentos.