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FGTS Digital: fique atento à sua empresa!
O FGTS Digital é a nova plataforma do Governo Federal que tem o propósito de substituir os atuais sistemas de arrecadação do FGTS, são eles: SEFIP, GRRF e Conectividade Social. Funcionará como um conjunto de sistemas integrados que facilitará alguns processos que hoje são burocráticos.
A data de implantação do novo sistema está prevista para janeiro de 2024, mas é preciso atentar-se que o período de testes começa em 19 de agosto. Esse é o tempo que a empresa terá para testar o sistema, preparar a equipe e tirar todas as dúvidas.
O FGTS Digital, apesar de ter uma proposta revolucionária e facilitadora, é uma nova plataforma que está substituindo processos e sistemas que acontecem há mais de 20 anos, ou seja, sua equipe pode não estar preparada para essa transição. Neste artigo, apresentamos alguns tópicos que podem ajudar nesse processo.
O que é o FGTS Digital
O FGTS Digital é mais um programa do Governo Federal que visa reunir todas as informações do FGTS em um único lugar. Esse sistema tem como base de dados o eSocial, ou seja, todas as informações inseridas no eSocial serão enviadas para a versão digital do FGTS automaticamente.
Com o FGTS Digital será possível emitir guias rápidas e personalizadas, consultar extratos de pagamentos realizados, verificar débitos em aberto e realizar o pagamento de multa indenizatória.
Para isso, o PIX foi o escolhido como ferramenta de pagamento para o recolhimento do FGTS. Haverá um QR Code em cada boleto gerado e o valor pago cairá direto no banco do funcionário. Espera-se mais agilidade, segurança e otimização dos processos, uma vez que tanto empresa quanto funcionário receberão um alerta assim que o pagamento for realizado. Isso contribui para uma maior organização do empregador, evitando que uma guia seja paga em duplicidade, por exemplo.
Lembrando que as guias de pagamento serão disponibilizadas tanto no sistema do FGTS Digital, quanto na tela do ambiente web do eSocial.
Outros processos que farão parte do FGTS Digital são os de restituição e compensação de valores pagos indevidamente. Na própria plataforma, terão sistemas próprios para gerenciar, automatizar e controlar esses procedimentos.
Em resumo, o FGTS Digital trará alguns benefícios e impactos na rotina do empregador. Destacamos como pontos positivos a redução da burocracia, diminuição de custos operacionais, digitalização de serviços e integração de sistemas. É claro que, como toda novidade, há alguns impactos, veremos isso mais à frente.
A relação entre FGTS Digital e eSocial
O eSocial é também um sistema do Governo Federal, lançado em 2014, com o propósito de unir todas as informações dos funcionários em um só lugar. Ele veio substituindo diversas obrigações como CTPS, RAIS, CAGED, Comunicação de acidentes de trabalho e outros mais. A plataforma, que já é utilizada por todos os empregadores, terá também um papel fundamental no FGTS Digital.
Como dito anteriormente, a base de dados do FGTS Digital será o eSocial. Todas as informações declaradas pela empresa cairão automaticamente na nova plataforma. Admissões, alterações cadastrais e contratuais, desligamentos e remunerações terão ligação direta com a geração de guias e outros serviços do FGTS Digital.
Na prática, a empresa envia a remuneração do seu funcionário com todas as informações para o eSocial, o eSocial envia essas informações para a plataforma do FGTS Digital que faz o cálculo dos valores devidos e emite uma guia para a empresa realizar o pagamento via PIX. Depois de pago, o sistema do FGTS Digital informa tanto à CAIXA quanto ao empregador que os valores foram pagos.
No futuro, o FGTS Digital também terá como base de dados as informações declaradas na SEFIP/GRRF e RAIS. A GFIP também sairá de cenário tornando a nova plataforma do Governo a única a realizar o recolhimento do FGTS.
É preciso atentar-se no período de teste, que começa em 19 de agosto. Como as informações enviadas ao eSocial não estavam sendo usadas para fins de recolhimentos, é natural que algumas rúbia ou configurações estejam erradas.
[arte: procurar uma guia do FGTS Digital]
Principais eventos que serão usados no FGTS Digital:
S-2190 – Admissão preliminar
S-2200 – Cadastramento inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador
S-2205 – Alteração de Dados Cadastrais do Trabalhador
S-2206 – Alteração de Contrato de Trabalho/Relação Estatutária
S-2299 – Desligamento
S-2500 – Processo Trabalhista
S-3000 – Exclusão de Eventos
S-1200 – Remuneração mensal
S-2299 e S-2399 – Eventos de remuneração rescisória
S-5003 – Informações do FGTS por Trabalhador
S-5013 – Utilização do totalizador
P.s.: outros eventos também são importantes, destacamos aqui apenas os principais!
Outras mudanças do FGTS Digital
Além da integração com o eSocial e do PIX, outras novidades serão implementadas junto ao FGTS Digital, o objetivo é tornar a rotina do RH mais rápida e dinâmica, enquanto simplifica o sistema para o funcionário. Destacamos:
Mudança do vencimento: o recolhimento do FGTS mensal deixa de ser no dia 7 do mês seguinte ao da competência e passa para o dia 20.
Competências anteriores à implementação: os valores devidos de competências anteriores a janeiro de 2024 devem ser recolhidos pelo sistema conectividade da CAIXA (via SEFIP) e os valores devidos a partir da competência de implantação do FGTS Digital deverão ser recolhidos via FGTS Digital.
Impactos na CRF: a partir de janeiro de 2024, as empresas que não recolherem os valores devidos no prazo de vencimento podem sofrer impactos imediatos na emissão da CRF.
Cronograma de implantação do FGTS Digital
Embora a plataforma ainda não tenha sido lançada, as expectativas estão altas. Isso porque a integração de três sistemas vai facilitar a rotina das equipes que cuidam dos processos relacionados ao cumprimento da arrecadação do FGTS.
A entrada em produção do FGTS Digital está prevista para Janeiro de 2024, mas essa data pode ser antecipada, é preciso estar atento.
Antes da implantação definitiva do sistema, haverá um período de testes chamado de Produção limitada. Nele, os empregadores que são obrigados a recolher o FGTS poderão realizar testes muito parecidos com o processo definitivo, mas dentro do ambiente de produção.
Esse ambiente de produção usará os dados do eSocial e permitirá que os empregadores simulem diversos processos que serão feitos futuramente, um exemplo é a geração e o pagamento de recolhimento do FGTS.
Em resumo, será possível acompanhar todo o processo que foi citado anteriormente nesse mesmo texto: envio das informações ao eSocial, FGTS realizando todos os valores e a emissão de guias, lembrando que essas guias não terão validade.
Para que esse período de testes funcione bem, as empresas foram divididas em grupos. O início dos testes é diferente para cada grupo, mas o encerramento é o mesmo, no dia 10 de novembro.
O grupo 1, que são as empresas com faturamento anual superior a R$78 milhões de reais, terão o ambiente de produção disponível a partir do dia 19 de agosto.
Os grupos 2, 3 e 4 (empresas que faturam até 78 milhões anuais, empresas optantes pelo Simples Nacional, produtores rurais, órgãos públicos e organizações internacionais) começam seus testes no dia 16 de setembro.
A partir do dia 10 de novembro, o ambiente de teste é fechado e o novo sistema começa a ser preparado.
O ambiente em produção é o momento de entender o sistema e se a sua folha de pagamento está pronta para a nova plataforma. Lembre-se que qualquer informação divergente entre os valores do FGTS Digital e o seu programa de gestão de folha, deve ser corrigido e ter os eventos reenviados para o eSocial.
Como nós podemos te ajudar?
Tudo aquilo que era conhecido sobre FGTS vai mudar. A SEFIP, sistema atual, é usado desde 1999, então os profissionais estão habituados com o seu funcionamento e todos os processos que envolvem sua operação. O FGTS Digital veio pra revolucionar e, como toda mudança, precisa de um período de teste e auxílio que traga segurança para sua empresa.
Como vimos nesse texto o FGTS Digital terá integração de dados com o eSocial, ou seja, é preciso conhecer muito bem as duas plataformas. Se uma informação é enviada de maneira errada para o eSocial, também ficará errada no FGTS Digital.
Nossa equipe já tem expertise no eSocial, somos referência, temos prática e experiência com esse sistema e, em paralelo, estamos estudando o FGTS Digital há um bom tempo. A cada nova atualização, a equipe acompanha atentamente para dar total suporte tanto no ambiente como na entrada em produção.
Um outro ponto importante a ser mencionado é que já vimos que o novo FGTS trará todos os processos para o digital deixando tudo mais prático. Dessa forma, o controle de débitos também será mais ágil porque os acessos serão feitos através do ECAC junto à Receita Federal. Fique atento.
Com o BPO de Folha é possível contar com o nosso time para amparar sua empresa nessas duas situações citadas acima. Cuidaremos de toda a parte burocrática do processo garantindo a melhor transição possível e daremos continuidade ao trabalho ao longo do tempo com as rotinas diárias do RH. A terceirização da folha vai garantir segurança e conformidade nas informações passadas ao eSocial e, posteriormente, ao FGTS Digital.
