Por que monitorar de perto o fornecedor com parcelamentos de INSS e FGTS?

No que diz respeito às obrigações decorrentes de encargo e tributos, é cada vez maior o número de empresas que têm aderido a alguma modalidade de pagamento parcelado da obrigação, buscando sua regularidade frente aos órgãos fiscalizatórios, assim como também tem surgido diferentes tipos e modalidades de cobrança parcelada.

Tipos de tributos e encargos passíveis de parcelamento

Os principais tipos de parcelamentos que podem ser aderidos pelas empresas estão relacionados as obrigações junto à Receita Federal, à Previdência, ou seja, ligados os tributos, como: INSS, IRRF, PIS e a COFINS e o parcelamento do FGTS através da negociação com a Caixa Econômica Federal. Esses órgãos estão buscando ao máximo minimizar a ausência de arrecadação e, por isso, investindo pesado na criação de mecanismos que facilitem a regularização das empresas, oferecendo alternativas para os contribuintes.

Confira os prós e contras da adesão ao parcelamento

É possível elencar os seguintes benefícios na adesão ao parcelamento:

1. Descontos e abatimentos do montante da dívida;
2. Prazos ampliados para a quitação, possibilitando um “fôlego” para a empresa;
3. Possibilidade de regularizar rapidamente a situação da empresa;
4. Oportunidade para organizar as finanças corporativas;
5. Evite processos judiciais com ações de execução.

Assim como existem os benefícios decorrentes do parcelamento, também é possível identificar alguns pontos negativos, são eles:

1. Postergação da dívida por um longo período;
2. Necessidade de controles administrativos adicionais;
3. Má impressão para os stakeholders, que podem começar a duvidar da capacidade financeira da empresa.

Responsabilidade da contratante

Como recai sobre a empresa contratante de mão de obra terceirizada a obrigação de requerer das suas contratadas cópias dos documentos que evidenciam o recolhimento dos valores referentes a encargos e tributos, quando há parcelamento de um débito essa obrigação só será efetivada após a quitação da última parcela. Por isso, essa é uma situação que não pode ser vista com naturalidade pelo tomador, pois além de indicar possível fragilidade do fornecedor, faz com que a sua responsabilidade para com o recolhimento dos tributos relativos aos terceiros seja estendida até que haja a quitação integral do parcelamento.

Além dos itens acima destacados quando se trata de um fornecedor que não possui processos bem alinhados o tomador poderá se deparar com outros problemas relacionados a fatores como:

• Despreparo dos profissionais – algumas empresas delegam o trato dos assuntos relacionados a parcelamentos a profissionais que não tem total preparo para lidar com o tema e isso ocasiona a realização de procedimentos em desacordo com as regras, omissões, ambiguidade de informações, etc.
• Desorganização – as empresas são movidas por pessoas que estão inseridas nos processos e uma vez que os processos na organização não tem devidamente ajustados temas como parcelamentos, que exige controles mais complexos por parte do fornecedor estão fatalmente fadados a não terem efetividade, podendo ser cancelado e trazendo a empresa a condição inicial, e com isso mantendo o passivo descoberto por mais tempo.
• Manutenção de documentos – um fator determinante para a gestão de riscos com terceiros é a existência de documentos comprobatórios e, no caso do parcelamento, como uma obrigação de um mês é estendida por anos, é indispensável que o fornecedor possua cópia de todos esses documentos e os entregue ao tomador.
• Círculo vicioso – uma tendência identificada em algumas empresas consiste no fato de que elas não encaram mais o parcelamento como um mecanismo de auxílio para que a partir de então ela não mais retorne a inadimplência e entram num círculo de parcelamento, ruptura e reparcelamento, tornando assim, infinda a exigência da obrigação, bem como sua quitação.
• Não priorização das obrigações com o fisco – entre os itens aqui abordados o que deve ser mais fortemente combatido é o desinteresse do fornecedor em quitar preferencialmente seus débitos com os encargos trabalhistas e o fisco, pois isso já denota que a empresa não é um parceiro para o negócio do contratante, uma vez que não busca evitar demandas e autuações. Empresas assim geralmente possuem muitos débitos em parcelamentos, mas continuam investindo em outros negócios, ampliando suas operações, etc.

Que controles adotar?

Na Gestão de Riscos com Terceiros realizada pela Bernhoeft, o tomador dos serviços é resguardado no tocante a comprovação da regularidade do fornecedor frente ao fisco, pois são exigidos do fornecedor documentos como recibo de adesão ao parcelamento, cronograma das parcelas, guias de recolhimento mensais do parcelamento, certidões emitidas pelos órgãos atestando a regularidade, entre outros. Os fornecedores que não apresentam os documentos exigidos são orientados e conforme o caso, advertidos, garantindo uma resposta mais rápida, visando sempre mitigar os riscos para o tomador.

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