Gestão de Terceiros: a eficiência na redução de processos trabalhistas

A gestão de terceiros tem se tornado uma prática cada vez mais comum nas empresas modernas, permitindo que organizações concentrem seus esforços nas atividades principais, enquanto contratam terceirizados para funções secundárias.  

O ato de gerir os terceirizados também possui uma importância enorme quando a pauta é ter controle sobre os possíveis riscos que podem emergir em seu negócio. Afinal, essa estratégia também traz consigo a responsabilidade de lidar com os riscos trabalhistas associados a esses colaboradores externos.  

No texto que você está prestes a ler, iremos explorar a importância da gestão de terceiros na redução de processos trabalhistas, destacando a postura adequada na contratação, a relevância da auditoria de campo e os ganhos práticos que uma organização pode obter ao adotar esse processo. 

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Gestão de terceiros, qual a sua importância? 

A gestão de terceiros é um processo fundamental para empresas que dependem de serviços ou recursos externos para operar de forma eficiente e eficaz. Envolve o planejamento, monitoramento e controle das atividades e relacionamentos com terceiros, como fornecedores, contratados ou parceiros de negócios.  

A sua importância reside em vários aspectos. Em primeiro lugar, a gestão de terceiros permite que uma empresa se concentre em suas competências essenciais, enquanto delega atividades não essenciais a especialistas externos.  

Isso pode resultar em maior eficiência e produtividade, já que a empresa pode direcionar seus recursos internos para áreas estratégicas. Além disso, a gestão adequada de terceiros ajuda a mitigar riscos, uma vez que as empresas podem estabelecer padrões de desempenho e conformidade para seus parceiros externos, garantindo que eles atendam aos requisitos e regulamentações. 

Outro ponto importante que devemos mencionar é a redução de custos potencialmente alcançada por meio da gestão eficaz de terceiros, uma vez que permite a negociação de contratos mais favoráveis e a eliminação de desperdícios.  

Por fim, a gestão de terceiros promove a transparência e a colaboração, melhorando a comunicação entre a empresa e seus parceiros externos, o que pode levar a relacionamentos mais sólidos e duradouros. 

A gestão de terceiros tem um potencial enorme dentro de uma organização. Ela desempenha um papel vital na otimização das operações de uma empresa, ajudando-a a focar em seu núcleo de negócios, reduzir riscos, controlar custos e estabelecer relacionamentos mais sólidos com seus parceiros externos, o que, por sua vez, pode contribuir significativamente para o sucesso e crescimento sustentável da empresa. 

Como seu negócio deve se preparar para a gestão de terceiros 

A contratação de terceirizados deve ser vista como uma estratégia empresarial que vai além da simples delegação de tarefas. Para mitigar riscos trabalhistas, a empresa deve adotar uma postura proativa e cuidadosa durante todo o processo de seleção e gerenciamento de terceiros.  

• Homologação criteriosa: 

Antes de contratar terceirizados, a empresa deve realizar uma avaliação criteriosa das empresas ou indivíduos que pretende envolver em suas operações. Esse processo é conhecido como homologação. Consiste em avaliar e aprovar os fornecedores, contratados ou parceiros antes de estabelecer um relacionamento comercial ou contratual com eles.  

A homologação tem o objetivo de garantir que os terceiros atendam aos padrões, requisitos e critérios estabelecidos pela empresa contratante. Isso inclui verificar o histórico da empresa, suas práticas trabalhistas, registro de reclamações, e verificar se estão de acordo com as leis e regulamentações locais. 

• Contratos sólidos: 

Um contrato claro e abrangente é fundamental para estabelecer as expectativas e responsabilidades de ambas as partes. Ele deve incluir cláusulas específicas relacionadas a obrigações trabalhistas, condições de trabalho, prazos e penalidades em caso de descumprimento das diretrizes estabelecidas. 

• Comunicação eficaz: 

Manter uma comunicação aberta e eficaz com os terceirizados desempenha um papel crítico na gestão de terceiros. Isso envolve a troca regular de informações, instruções e diretrizes entre a empresa contratante e os terceiros.  

A comunicação transparente é essencial para garantir que os terceirizados entendam as políticas internas, regulamentos e procedimentos de segurança da empresa. Ao manter um canal de comunicação claro, os terceirizados podem esclarecer dúvidas, relatar problemas e colaborar de forma mais eficaz com a equipe interna. Além disso, essa comunicação ajuda a alinhar as expectativas, o que reduz a probabilidade de conflitos trabalhistas no futuro. 

• Monitoramento constante: 

O monitoramento regular do desempenho e do cumprimento das obrigações trabalhistas pelos terceirizados é uma prática essencial na gestão de terceiros. Isso pode ser alcançado por meio de avaliações periódicas, auditorias e revisões de documentos. O objetivo é assegurar que os terceiros estejam cumprindo os padrões de qualidade, segurança e ética estabelecidos pela empresa contratante.  

O acompanhamento constante permite identificar eventuais problemas ou não conformidades de forma proativa, possibilitando a implementação de medidas corretivas antes que eles se tornem sérios obstáculos. Além disso, ajuda a manter um alto nível de qualidade e eficiência nas operações terceirizadas. O monitoramento constante não apenas protege os interesses da empresa contratante, mas também garante que os terceirizados tenham as condições adequadas para realizar suas atividades de forma segura e eficaz, promovendo uma relação de confiança mútua. 

Auditoria de campo: prevenção para mitigar riscos trabalhistas 

A auditoria de campo é uma das ferramentas mais eficazes na gestão de terceiros para evitar problemas trabalhistas. Ela envolve a análise direta das atividades realizadas pelos terceirizados no ambiente de trabalho, garantindo que todas as práticas estejam em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis.  

A auditoria é uma ferramenta poderosa na identificação de irregularidades. Essas auditorias permitem que a empresa detecte potenciais problemas trabalhistas, como horas extras não pagas, condições inadequadas de trabalho, falta de treinamento adequado e contratos mal elaborados, antes que evoluam para questões sérias e litigiosas. 

Um dos principais benefícios das auditorias de campo é a capacidade de correção proativa. Ao identificar irregularidades, a empresa pode tomar medidas corretivas imediatas. Isso não apenas previne possíveis processos trabalhistas e penalidades legais, mas também melhora substancialmente as condições de trabalho para os terceirizados. Ao melhorar as condições de trabalho, a empresa contribui para um ambiente mais saudável e produtivo, o que pode aumentar a satisfação e a eficiência dos terceirizados. 

Além disso, a auditoria de campo envolve a revisão minuciosa da documentação relacionada aos terceirizados, como registros de horas trabalhadas, comprovantes de pagamento e contratos.  

Essa documentação adequada desempenha um papel crucial na defesa da empresa em caso de disputas trabalhistas. Ao manter registros precisos e em conformidade com as regulamentações, a empresa constrói uma base sólida para comprovar o cumprimento das obrigações trabalhistas, protegendo-se legalmente e mantendo relações transparentes e éticas com seus terceirizados. 

Vimos então que a auditoria de campo é uma ferramenta estratégica que permite à empresa identificar e corrigir irregularidades trabalhistas, melhorar as condições de trabalho dos terceirizados e manter uma documentação adequada para fins legais. Essa abordagem pró-ativa é fundamental para garantir a conformidade regulatória e manter relacionamentos sólidos e éticos com os parceiros terceirizados. 

Em um dos nossos webinars mais recentes, a auditoria de campo foi apenas um dos temas discutidos por nosso sócio da área de Gestão de Riscos com Terceiros, Almir Rocha, e Pedro Borges, da BexUP, em uma conversa com o Juiz do Trabalho Marcelo Alexandrino Santos. 

Assista o webinar completo: 

Benefícios ao adotar uma gestão de terceiros 

A adoção de uma eficaz gestão de terceiros proporciona uma série de benefícios concretos para as organizações, além de evitar processos trabalhistas.  

Foco nas atividades principais: ao terceirizar funções secundárias, as empresas podem se concentrar nas atividades principais do negócio. Isso permite a alocação de recursos e esforços em áreas estratégicas, o que aumenta a eficiência operacional e a competitividade no mercado. Com a gestão de terceiros cuidando de tarefas menos críticas, a empresa pode aprimorar seu desempenho em sua área central de atuação. 

Redução de custos: a gestão de terceiros frequentemente resulta em economia de custos substancial. Isso inclui a eliminação de despesas associadas à contratação, treinamento e benefícios para funcionários, bem como a diminuição de encargos trabalhistas. Essa redução de custos contribui para a melhoria da margem de lucro e permite à empresa realocar recursos para investimentos estratégicos. 

Acesso a expertise especializada: ao contratar terceirizados, as empresas têm acesso imediato à experiência e especialização de profissionais ou empresas especializadas em áreas específicas. Isso não apenas acelera a conclusão de projetos, mas também eleva a qualidade do trabalho realizado, uma vez que os terceirizados frequentemente são especialistas em suas respectivas áreas. 

Flexibilidade: a terceirização oferece às empresas a flexibilidade de ajustar sua força de trabalho de acordo com as flutuações das demandas do mercado. Isso evita a necessidade de contratos de longo prazo e demissões complexas em tempos de incerteza. A capacidade de escalar ou reduzir rapidamente a mão de obra terceirizada permite uma resposta ágil às mudanças nas condições de mercado. 

Redução de riscos: como destacado ao longo deste texto, a gestão de terceiros desempenha um papel fundamental na redução dos riscos trabalhistas e legais associados à contratação de funcionários. Isso ajuda a proteger a reputação da empresa e sua saúde financeira, uma vez que evita litígios dispendiosos, multas regulatórias e problemas de conformidade. A redução de riscos é um dos principais motivos pelos quais as empresas optam por terceirizar certas funções, e a gestão dos terceirizados pode auxiliar na manutenção de uma operação mais tranquila e segura. 

Como a Bernhoeft pode te ajudar? 

A gestão de terceiros é uma estratégia empresarial inteligente que oferece inúmeros benefícios, desde a redução de custos até o acesso a expertise especializada. Nesse campo, nós somos especialistas. 

A Bernhoeft é pioneira em Gestão de Terceiros no Brasil, temos mais de 500 profissionais capacitados em nosso time e buscamos unir um atendimento personalizado em combinação com nossas expertises para proporcionar resultados efetivos para nossos clientes. Se a sua empresa gostaria de contar com mais segurança e eficácia na gestão dos seus terceirizados, entre em contato conosco.