Conformidade e Eficiência na Mobilização de Trabalhadores: Boas Práticas e Cuidados Essenciais

Mobilizar trabalhadores é uma tarefa fundamental para garantir segurança e qualidade na prestação de serviço. A gestão de colaboradores envolve não apenas a contratação, mas também uma gestão correta dos documentos e seus vencimentos, garantindo que todos os trabalhadores estejam seguros e alinhados às políticas e regulamentações em vigor.

Você já adota boas práticas para mobilizar os seus trabalhadores? Neste artigo, exploraremos as melhores práticas para mobilizar trabalhadores, destacando a importância da documentação adequada e as etapas essenciais desse processo para que haja a conformidade da documentação. Continue a leitura para conhecer as boas práticas!

Entenda o processo de mobilização de trabalhadores na Bernhoeft

A mobilização de trabalhadores é um processo voltado para a análise dos documentos dos colaboradores e da empresa relacionados à saúde e segurança no trabalho. O objetivo principal é garantir que o trabalhador só inicie a prestação de serviços quando todos os documentos estiverem em conformidade com as normas regulamentadoras e demais regulamentações vigentes.

Para alcançar esse propósito, realizamos uma minuciosa análise documental para certificar que o colaborador está qualificado e que seus documentos estão em ordem para desempenhar suas atividades. No sistema NewContract (sistema de gerenciamento de documentos da Bernhoeft), é necessário anexar tanto os documentos da empresa, como o Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR), o Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO), o Serviço Especializado em Engenharia de Segurança e em Medicina do Trabalho (SESMT), entre outros, quanto os documentos do trabalhador, como o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO), a Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), e os registros de treinamentos, entre outros. Nessa etapa da mobilização, verificamos a conformidade desses documentos.

Para que a mobilização seja efetuada, é necessário seguir alguns passos. Primeiro, deve-se informar quais colaboradores estarão envolvidos na prestação de serviço. Em seguida, o fornecedor deverá enviar os documentos necessários para análise, como mencionado anteriormente. Após a análise, o fornecedor receberá um relatório indicando pendências, que devem ser regularizadas. Após o reenvio dos documentos, desta vez corrigidos, realizamos uma nova análise para verificar a conformidade. Uma vez constatada a regularidade, o trabalhador é liberado para realizar a integração, como mostra o fluxo a seguir (aplique um zoom):

3 Práticas para adotar 

No processo de mobilização de trabalhadores para suas funções, é essencial observar cuidadosamente as seguintes práticas para garantir a conformidade da análise:

• Validade dos documentos: Certifique-se de verificar a validade dos documentos, uma vez que a presença de ASOs vencidos e treinamentos expirados pode passar despercebida. Recomenda-se criar calendários de vencimento separados por trimestre ou semestre, com lembretes automáticos para cada documento que possua data de validade. Por exemplo, configure lembretes para serem notificados um mês antes da expiração de um certificado NR ou do ASO, garantindo que todos os documentos estejam sempre vigentes. Aqui na Bernhoeft esse controle é totalmente automatizado. Nossos clientes e seus fornecedores recebem um alerta antecipadamente.

• Informações completas em treinamentos de SST: Assegure-se de que os treinamentos de Segurança e Saúde no Trabalho (SST) obrigatórios contenham todas as informações necessárias, de acordo com as regulamentações e legislações vigentes. Para isso, crie uma lista de verificação (checklist) que contenha todos os conceitos e informações de acordo com a legislação. Aqui na Bernhoeft, disponibilizamos materiais abrangentes que detalham os requisitos técnicos dos documentos, além de oferecer vídeos tutoriais e cursos gratuitos. Isso garante que os fornecedores tenham acesso às informações essenciais para a mobilização eficiente dos trabalhadores.
• Verificação de propriedade dos documentos: Confirme que os documentos apresentados pertencem ao colaborador que está sendo analisado. Por exemplo, crie pastas de arquivos individuais para cada colaborador, permitindo a conferência do documento que foi postado no sistema.

Esse fluxo é superimportante para garantir que de fato os funcionários terceirizados estão aptos para executar suas funções, reduzindo pendências e garantindo mais fluidez no processo de liberação.

Cuidados que devem ser tomados durante o processo de mobilização

 Durante o processo de mobilização de trabalhadores e seus documentos, uma série de precauções se tornam fundamentais para garantir uma análise dentro da conformidade. Aqui estão alguns dos principais cuidados a serem considerados:

• Conformidade Legal: É imperativo garantir que todas as etapas da mobilização estejam rigorosamente alinhadas com as leis trabalhistas e regulamentações pertinentes.
• Monitoramento Contínuo: Acompanhar de forma constante o avanço da mobilização é crucial, assegurando que cada colaborador e seus documentos sejam integralmente mobilizados.
• Documentação Adequada: Manter de forma diligente toda a documentação necessária. Documentos como PGR, PCMSO, entre outros, são confrontados com os documentos dos trabalhadores que irão executar o serviço, como por exemplo, os certificados de treinamento, CPTS, ASO, Ficha de EPI, Ordem de Serviço e etc.
• Prazos de Análise: Esteja ciente dos prazos de análise do seu contratante e aprovação de documentos. Atrasos podem resultar em impactos negativos nos cronogramas de mobilização.
• Controle de Qualidade: Realize um controle de qualidade rigoroso em todos os aspectos do processo de mobilização. Isso inclui garantir que os documentos estejam organizados e ordenados por colaborador.

Adotar esses cuidados durante o processo de mobilização se revela imprescindível para minimizar interrupções, promover uma transição fluida e alcançar com êxito os objetivos estabelecidos. A atenção dedicada a esses pilares é a chave para o sucesso no processo de mobilização de colaboradores e seus documentos.

Todos esses passos têm como objetivo garantir a conformidade de todos os documentos. As três práticas cruciais incluem verificar a validade dos documentos, assegurar que os treinamentos estejam completos e confirmar a correspondência dos documentos com o colaborador. Além disso, é vital manter a conformidade legal, monitorar continuamente o processo de mobilização e manter a documentação adequada para minimizar interrupções e garantir o sucesso na mobilização de trabalhadores e seus documentos. O resultado é uma maior segurança tanto para os trabalhadores quanto para as empresas terceirizadas e as empresas contratantes.

Como a Bernhoeft pode te ajudar

Como precursora na gestão de riscos relacionados a terceirizados, possuímos mais de duas décadas de sólida expertise nesse campo. Essa vasta experiência nos habilita de maneira plena a prestar assistência de grande valor.

Nossa plataforma conta com diversas funcionalidades como:

• Relatórios para entrada na portaria;
• Controle e alerta prévio de validade de documentos;
• Relatório de pendências para fornecedores e gestores;
• Acompanhamento diário de terceiros mobilizados
• Integração com catracas para controle de acesso automático;
• Crachá com QRCode, e muito mais!

Em resumo, podemos te ajudar a conduzir com êxito a mobilização de trabalhadores, minimizando riscos trabalhistas e fomentando um ambiente de trabalho saudável e produtivo. Se precisar de ajuda, entre em contato conosco!

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Autoria: Claudiane Fernandes | Assistente de Gestão de Terceiros