Dicas para otimizar a Gestão de Folha de Pagamento da sua empresa

Independente de porte e segmento, se compararmos as áreas de contabilidade, tributário e folha de pagamento, os assuntos relacionados ao trabalhista acabam sendo os mais sensíveis, pois o bom desempenho nessa atividade ajuda a manter a empresa protegida da justiça e evita problemas com Fisco. 

Isso porque em caso de erro, normalmente, os assuntos envolvendo a área de recursos humanos são os primeiros a serem percebidos, seja por conta dos funcionários que identificaram ou pelo Governo, que tem cada vez mais intensificado o processo de auditoria eletrônica dos arquivos transmitidos mensalmente, que não são poucos. 

Empresas com departamento pessoal próprio ou que optam pela terceirização da área, precisam adotar uma série de rotinas para garantir uma melhor gestão e servir de facilitador para que o RH consiga ser o mais estratégico possível, fornecendo aos gestores das empresas informações e indicadores importantes para a tomada de decisões. 

Principais motivos para terceirizar a folha de pagamento  

– Consultorias que tem esse serviço como core business investem em tecnologia para otimizar e tornar o processo mais seguro, enquanto dificilmente uma equipe própria conseguiria ter esse tipo de investimento, já que é visto como um custo para a empresa. 

– A dificuldade de manter a equipe atualizada com as mudanças na legislação se complica, uma vez que estão sempre dedicando seu tempo ao fechamento das informações e confecção da folha de pagamento. 

– Ganho de tempo na gestão do RH que não precisa dedicar tanta atenção como anteriormente dada para o departamento pessoal, focando os esforços em questões mais estratégicas como people analytics e KPIs do setor. 

No entanto, o processo de terceirização precisa ser muito bem planejado com a consultoria que passará a fazer a gestão da folha de pagamento, confeccionando documentos como holerites, recibos de férias, cálculo mensal das provisões trabalhistas de 13º salário e férias, procedimentos relacionados à admissão e rescisão de contrato de funcionários, bem como a entrega de declarações mensais do eSocial ou anuais como DIRF e RAIS.

Otimizando o processo de transição  

Considerando esse aspecto, para que a terceirização tenha sucesso apresentamos 3 dicas de como melhorar o processo de transição e também da manutenção mensal da sua operacionalização.   

1) A transição se inicia com o recebimento de informações e relatórios envolvendo os seguintes tipos e dados que serão integrados com o novo software de folha de pagamento:

• Ficha cadastral dos funcionários, contendo dados pessoais de cada colaborador.
• Ficha financeira, apresentando a evolução de salários, férias, 13º salário e outros rendimentos.
• Relatório de controle de férias, mostrando períodos aquisitivos e gozados dos funcionários ativos.
• FOPAG aberta e analítica para verificar a conformidade dos dados com o novo sistema.
• Convenção coletiva e Enquadramento Sindical para compreender as regras relacionadas aos sindicatos.  
• Documentos, logins e senhas pertinentes aos benefícios, como assistência médica, vale refeição, vale transporte, vale alimentação e seguro de vida, para garantir a continuidade dos pedidos e controles sem atrasos.
• Senhas relacionadas ao acesso previdenciário e ao seguro-desemprego para consultas e cálculos de término de contrato de trabalho.

2) Na manutenção mensal dos trabalhos é importante que haja um bom controle do ponto dos colaboradores, uma vez que é possível fazer a integração entre o sistema de batimento do ponto com o da folha de pagamento, evitando lançamentos manuais que estariam mais suscetíveis a erros. 

3) Conte com uma consultoria que possui tecnologia que atenderá as suas necessidades. Há prestadores de serviço que possuem portal para input de dados e documentos relacionados à admissão de funcionários, a solicitação de férias dos colaboradores e a simulação ou solicitação de rescisões, assim como para recepção da movimentação mensal das informações de salário, comissão, prêmio e outras verbas. 

Além disso, a troca de documentos via sistema, evita que pessoas sem permissão acessem dados da FOPAG, portanto folhas, contracheques e guias de impostos são disponibilizados via portal, evitando disparos desnecessários de e-mails, inclusive, ficará disponível de forma automática para os funcionários, que possuem acesso via login e senha próprios, documentos como holerites, informe de rendimentos e comunicados importantes.  

Nesse caso, é possível ter uma gestão efetiva destes documentos, uma vez que qualquer equívoco pode trazer sérias consequências, chegando a prejudicar a empresa. Ao seguir essas dicas e realizar uma transição bem planejada, a terceirização da Gestão de Folha de Pagamento pode trazer inúmeros benefícios, permitindo que o RH concentre seus esforços em questões estratégicas e agregue mais valor à empresa como um todo. 

E não para por aí, a otimização da Gestão de Folha de Pagamento é um processo contínuo que requer atenção constante. Caso você entenda que é possível aprimorar esse processo, temos mais algumas dicas pra você.

Práticas para aprimorar a gestão de folha de pagamento 

Será preciso capacitar sua equipe interna. Mesmo com a terceirização, é importante que a equipe de Recursos Humanos da empresa esteja bem informada e capacitada para lidar com questões relacionadas à folha de pagamento.  

Isso inclui entender os principais conceitos, legislações trabalhistas e previdenciárias relevantes, bem como as políticas internas relacionadas à remuneração dos funcionários. A equipe deve estar preparada para lidar com eventuais dúvidas dos colaboradores e atuar como facilitadores entre a empresa e a consultoria responsável pela gestão da folha. 

Estabeleça processos internos claros. Defina procedimentos internos claros para o envio de informações e documentos à consultoria de folha de pagamento. Certifique-se de que todos os dados fornecidos estejam precisos e atualizados, evitando atrasos e erros no processamento da folha.   

Além disso, estabeleça um fluxo de comunicação eficiente para garantir que qualquer alteração ou evento relevante seja rapidamente informado à consultoria. 

Acompanhe indicadores de desempenho. Defina indicadores-chave de desempenho (KPIs) para medir a eficiência e a qualidade dos processos de folha de pagamento. Acompanhe regularmente esses indicadores e utilize-os como base para avaliar a performance da consultoria terceirizada, bem como a eficiência dos processos internos.  

Atualize-se constantemente. A legislação trabalhista e previdenciária está em constante mudança. Portanto, manter-se atualizado com as novas regras e regulamentações é fundamental. Garanta que a consultoria terceirizada também esteja ciente das atualizações para que possam realizar os ajustes necessários nos cálculos e declarações. Isso ajudará a evitar problemas futuros e garantir a conformidade legal da empresa. 

Faça auditorias periódicas tanto nos processos internos quanto na atuação da consultoria de folha de pagamento. Essas auditorias ajudarão a identificar falhas, inconsistências e oportunidades de melhoria. Além disso, assegure-se de que a consultoria terceirizada esteja em conformidade com as normas de segurança da informação, garantindo a proteção dos dados sensíveis da empresa e de seus funcionários.