Como iniciar o processo de gestão de riscos com terceiros?

A gestão de riscos com terceiros tem recebido uma atenção especial das organizações nos últimos anos, seja pelo fato de garantir o atendimento de requisitos exigidos em normas técnicas de sistemas como o de gestão da qualidade, derivadas da ISO 9001, entre outras, como forma de garantir a eficiência em custos ou para se resguardar de passivos decorrentes da terceirização.

Monitorar a atuação dos fornecedores cada vez mais revela-se como uma ação estratégica para o negócio. Não é rara a divulgação de notícias que relatam prejuízos para a empresa contratante decorrente de situações envolvendo terceirizadas e por isso a palavra de ordem para as corporações é: prevenção.

Como implantar um projeto de Gestão de Terceiros?

O significado da palavra implantar pode ter vários significados: inserir uma coisa em outra, fixar, dar início, estabelecer, introduzir, levantar, hastear, etc. No meio coorporativo, a implantação está ligada ao início de um projeto, levantamento dos objetivos, definição das estratégias e do cronograma a ser cumprido.

Primeiramente as empresas precisam levantar quais riscos pretendem mitigar, o que é mais relevante para seu negócio, considerando inclusive, o momento que a empresa vive, a sua realidade.

Tendo definido isso, divulgar com o público interno que estará envolvido nesse processo, geralmente RH, DP, Jurídico, Suprimentos, EHS, ESG, Direção, e contar com o apoio deles para o levantamento de quais itens são imprescindíveis de serem avaliados e considerados em uma proposta. Após essa ação, criar um comitê interno para o acompanhamento da implantação.

Com o comitê formado, é o momento de eleger quais fornecedores participarão do projeto. A escolha está relacionada a diversos fatores, valor de faturamento, porte da empresa, tempo de prestação de serviço, criticidade para o empreendimento, etc. Iniciar o processo de forma estratégica, simples é importante para o sucesso do projeto.

Quando fica claro para a empresa a relevância do acompanhamento dos fornecedores logo surge a questão: “Como iniciar o processo de gestão de riscos com terceiros?”, é uma dúvida bastante pertinente, pois lidar com relações entre pessoas jurídicas envolve uma série de fatores que acima de tudo exigem responsabilidade e seriedade. Visando trazer orientações quando a maneira de iniciar a gestão de terceiros, relacionamos alguns aspectos a ser considerados:
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1 – Levante dados e informações

O primeiro passo é coletar informações sobre os fornecedores que atualmente estão prestando serviço. Exemplo: Quantas empresas?, quais empresas?, qual o tipo de serviço?, qual a quantidade de trabalhadores terceirizados?.
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2 – Identifique quais são os problemas

Consiste em observar situações que geram risco a empresa tomadora ou que podem ocasionar danos a alguém. Ex.: Processos trabalhistas, acidentes, multas, autuações, não arquivamento de documentos obrigatórios da terceirizada, ausência de utilização de EPIs, denuncias, etc.
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3 – Se comunique com os fornecedores e público interno

Outro fator importante é a comunicação com os terceiros. Informar sobre o projeto, objetivo e metodologias é importante para garantir parceria e o sucesso do projeto.

Além da comunicação com as terceirizadas, o alinhamento do processo com os responsáveis pela implantação também é necessário. É nesse momento que serão definidos os prazos, as prioridades, particularidades, realizados os treinamentos para utilização completa e de forma estratégica do serviço. Todo alinhamento nesse momento, vai definir o sucesso do projeto ao longo da jornada do cliente.
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4 – Conte com a tecnologia

A utilização de ferramentas tecnológicas pode não só apoiar a gestão de terceiros, mas pode levá-la a um nível mais estratégico, pois viabiliza, agilidade na busca informações, centralização dos dados da gestão, cruzamento de dados, segurança da informação, emissão de relatórios e muito mais.
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5 – Coloque em prática

Consideradas as dicas que norteiam o processo de Gestão de Riscos com Terceiros, faz-se necessário destravar o processo. Isto é, algumas empresas já compreenderam a importância do processo, já sabem os passos a seguir, mas não querem consumar o primeiro passo e depois acabam tendo que realizar ações de emergência que comprometem um bom inicio para o processo. Por isso é importante não perder tempo, o primeiro passo precisa ser dado, seja convocando reunião, seja notificando os fornecedores ou envolvendo pessoas.

A Bernhoeft atua como empresa parceira, assessorando os seus clientes na implantação e manutenção do sistema de Gestão de Riscos com Terceiros. Nossa metodologia de trabalho contempla os aspectos mais relevantes na prevenção de passivos decorrentes da terceirização, com uma expertise que nos torna referência no mercado.

Se entender que precisa de apoio nesse sentido, entre em contato conosco.

Autor: Fabíola Pereira | Gestão de Terceiros